▼山本 剛史 さまご紹介
2004年に八木塾を運営する(株)らぼへ学生講師として入社。
その後正社員となり、1教室の小さな個別指導塾だった八木塾を5教室、予備校部門、オンライン授業部門の開設へと展開させる中で運営の中核を担ってきた。
現在は教室運営と共に全社員へ生徒や保護者へのコミュニケーション指導を行っている。

退塾率の低さがウリの八木塾。5教室展開時に退塾率が悪化

八木塾は創業より退塾率が低いことを一つのウリとして大切にしてきました。しかし、5教室に展開した時に、これまで1％未満だった退塾率が2％を超えてくる事態になりました。本部による調査によって、これが保護者や生徒とのコミュニケーション量が著しく減少したのが原因だということがわかりました。

現場からしてみれば、講師もスタッフも変わらず誠実に対応しているつもりでした。ところが、生徒数の増加に比例して仕事量も増え、それでも講師たちは教務にかけるパワーは維持してくれていて、結果的に、保護者や生徒とのコミュニケーションがおざなりになっていたのです。

全社でこの課題が共有され、講師の業務を減らし、改めてコミュニケーションに力を入れていくために導入されたのがComiruでした。

電話対応に追われていた教室長の業務が激変

Comiru導入の効果はすぐに出ました。まず電話対応です。どこの塾も同様だと思いますが、塾には頻繁に電話がかかってきます。1日に10件ほどの電話がかかってきて、1件あたり15分ほどの対応時間になります。

加えて、塾から保護者に電話する場合は1件あたり30分ほどの対応時間です。これらの電話に対応するために、当塾では電話回線を二つ用意した上で、教室長は時間を極力空けるようにして、電話対応できる体制を作っていたほどでした。Comiruを導入することで、受電の数は2件ほどに減少し、架電の数もほぼゼロになりました。

電話対応の時間だけでも70％の業務削減に成功し、2台あった固定電話も不要になりました。電話対応の業務効率化は、教室長の業務が減っただけでなく、保護者にとってもメリットが大きいようです。以前であれば、塾が忙しい時は「何時なら電話していいですか？」といった確認の電話も多かったのですが、今ではこちらの都合を気にせずにComiruで連絡をくれるようになりました。

月2回のお知らせ配信も劇的に効率化

八木塾では月2回お知らせを郵送していました。郵送物の内容は、請求書・授業カレンダー・イベント告知・キャンペーンご案内・保護者懇談会ご案内などです。

これらをスタッフが作成した上で、全て教室長が確認していました。生徒によって内容が異なるので、月に150時間程度はかかっていました。

しかし今では、Comiruのお知らせ機能を活用することで約15時間で対応できています。90％近い業務削減なので、こちらも劇的な効果と言えると思います。

保護者満足度向上で夏期講習の売上30％UP！

以上のプロセスで、講師やスタッフの業務は大幅に効率化されました。空いた時間は、生徒との会話や保護者とのコミュニケーションに力を入れてくれるようになったので、塾運営全体にポジティブな結果が出ています。

例えば、導入直後の夏期講習では、前年比で30％の売上アップを実現することができました。これは、Comiruの予約管理機能で保護者面談の予約を例年以上に多く受け付けることができたのと、Comiru上で保護者とコミュニケーションが取れるようになったので、夏期講習の営業力が向上したことが背景にあります。

蓄積する運営データは塾の貴重な資産に

Comiruを使ったデータ分析は非常に楽しみです。Comiruは利用すればするほどデータが蓄積していくので、末永く使うことで溜まっていくデータは塾にとって貴重な資産になると思います。蓄積されたデータを分析することで、教室運営に活かせるようなヒントが含まれているのではないかと期待しています。